Informations générales

Informations générales

Europeade 2012
49ème meeting
du 11 juin au 15 juillet 2012
Padova – Italie


Siège du Congrès
Toutes les activités liées au meeting auront lieu à Padova.
Le Comptoir d’Accueil pour tous les renseignements et pour retirer les fichiers et les documents d’enregistrement aura son siège à l’intérieur de la Foire de Padova, Pavillon n.5, via Tommaseo 59, 35131 Padova, Italie.

Secrétariat du Congrès
Comité d’Organisation Europeade
via xxxxxxxx
35137 Padova – Italie
Tel +39 049 xxxxxxxx
Fax +39 049 xxxxxxxx
xxxx@xxx.xxx


Service de Réservations
PadovaMeeting
Consorzio di Promozione Turistica di Padova
p.zza Insurrezione, 1/a
35137 Padova – Italie
Tel +39 049 8033069
Fax +39 049 8033069
europeade@padovameeting.com
Pour tout renseignement concernant l’organisation, l’utilisation de cette procédure et les services d’hospitalité Vous pouvez envoyer un courrier à europeade@padovameeting.com.

Langue
La langue officielle du Congrès est l’italien. On n’a pas prévu un service de traduction simultanée.

Banques
Les Banques sont ouvertes du lundi au vendredi de 8 :30 à 13 :00 et de 14 :30 jusqu’à 15 :30. 
Tous les hôtels et la plupart des restaurants et magasins acceptent les principales cartes de crédit.
Les guichets et distributeurs automatiques des banques pour le retrait d’argent sont nombreux et présents un peu partout en ville.

Pourboire
En Italie le service est inclus dans la note; de toute façon si Vous avez été satisfait du restaurant ou Vous avez reçu un bon service, le pourboire est toujours apprécié.

Visa
Les citoyens étrangers provenant de pays qui ne font pas partie de l’Espace Schengen www.schengenvisa.cc, pourraient avoir la nécessité d’obtenir un visa d’accès selon leur nationalité. 
Vous pouvez trouver les renseignements sur les visas sur le site officiel du Ministère des Affaires Etrangères Italien www.esteri.it/visti/index_eng.asp
Si Vous nécessitez d’un visa d’entrée, vu que les temps pour instruire Votre demande pourraient être assez longs, nous Vous conseillons de présenter Votre demande au plus tôt au Consulat ou à l’Ambassade italienne la plus proche, dans votre pays d’origine ou dans le pays où Vous avez votre résidence habituelle.


Badge
Les participants retireront leur badge à leur arrivée au Comptoir d’Accueil.
Le badge est nécessaire pour avoir accès à toutes les sessions et les rendez-vous officiels du Congrès, pour le comptoir d’enregistrement, les repas, le dîner social, les excursions.
Tous les participants devront montrer leur badge pour accéder aux sessions du Congrès.

Pauses-café
Pendant les pauses entre les différentes sessions du Congrès, des pauses-café gratuites seront organisées pour tous les participants au congrès qui montreront leur badge.

Zone fumeurs
A l’intérieur du Palais des Congrès il est interdit de fumer. On peut fumer seulement dans les zones prévues exprès pour les fumeurs.

Bons d’échange
Les bons d’échange de tous les services d’hospitalité (hôtels, service de navettes, dîner de gala, excursions, repas conventionnés, évènements….) seront envoyés par courrier électronique 15 jours avant le début du Congrès. Les personnes qui ont besoin de les recevoir avant cette date sont priées d’envoyer une demande par courrier électronique au Secrétariat du Congrès.

Factures
Tous les coûts pour l’enregistrement et les tarifs des services d’hospitalité incluent la TVA.
Pendant l’enregistrement en ligne on Vous demandera d’indiquer le nom de la personne et/ou la raison sociale de la société au nom de laquelle la facture devra être émise.
La facture du séjour à l’hôtel sera émise directement par l’hôtel et devra être demandée au moment du départ. Pour cette raison si deux personnes décident de partager la même chambre, mais elles ont besoin de deux factures séparées, il faut le communiquer à l’hôtel réservé.
Les factures pour les services optionnels d’hospitalité seront émises par les fournisseurs des services.
Les récépissés d’enregistrement au Congrès seront remis directement au Comptoir des Enregistrements par le Secrétariat du Congrès.

Payements
Tous les payements doivent être effectués exclusivement en Euros.
Les chèques ne sont pas acceptés.
Les services réservés peuvent être payés avec la carte de crédit VISA ou Mastercard ou par virement bancaire.
Une fois rempli le formulaire d’inscription au Congrès et après avoir choisi tous les service d’hospitalité désirés, (hôtel, transfert de l’aéroport, dîner de gala, excursions, repas conventionnés, évènements…), le montant total pourra être payé tout de suite en ligne avec carte de crédit. Toutes les données de la carte de crédit utilisée sont cryptées et protégés. Le Service de Réservations n’a pas accès à ces données.
Si Vous rencontrez des problèmes dans la procédure de payement en ligne avec Votre carte de crédit, Vous pouvez envoyer un message par courrier électronique à : europeade@padovameeting.com.
Le payement peut être effectué aussi par virement bancaire dans les 48 heures qui suivent la compilation du formulaire ; le récépissé délivré par la banque doit être envoyé pax fax au numéro : +39 049 8033069.
Dans le motif du virement bancaire il faut indiquer le nom du Congrès, le nom de la personne titulaire du formulaire d’enregistrement et le numéro de report reçu par courrier électronique. Il faut prévenir la banque que tous les coûts pour le virement bancaire doivent être à la charge du commentant et non pas du destinataire.
Remboursements
L’annulation et la demande de remboursement prévues dans les règlements de réservation doivent être envoyées par courrier électronique à : europeade@padovameeting.com
Les remboursements seront effectués pendant le Congrès au comptoir du Service des Réservations ou à la fin du meeting par virement bancaire avec une retenue de 5% sur le montant des services réservés, à titre de remboursement pour les frais administratifs.

Avis de non responsabilité
Le Secrétariat du Congrès se réserve le droit d’apporter des modifications au programme du Congrès si nécessaire pour des exigences techniques ou scientifiques.
Le Service de Réservations qui effectue le service d’enregistrement et de réservation des services fournis en nom et pour le compte du Secrétariat du Congrès, ne peut aucunement être considéré responsable de l’annulation du Congrès ou d’un partie du Congrès, ni être considéré responsable pour les dommages ou les inconvénients causés par l’annulation du Congrès.
En cas d’annulation totale du Congrès, aux participants seront remboursés les frais d’inscriptions versés.

Responsabilité et assurance  
Ni les Organisateurs ni le Centre des Congrès pourront être considérés comme responsables d’accidents ou de dommages aux personnes ou aux objets de propriété au cours de l’évènement. On conseille à tous les participants de souscrire des assurances individuelles.